Dokumentų tvarkymas priklauso nuo įmonės savininko ir nuo jo nuomonės kokią vietą jo versle užima dokumentų archyvavimas. Jei savininkas nori turėti tvarkingą, pagal visus LR nustatytus įstatymus sutvarkytą dokumentų archyvą kuriame nesimėtys pamiršti ir nebereikalingi dokumentai tai mūsų įmonė tokiam savininkui gali padėti. Dokumentų valdymas yra pagrindinė mūsų kompanijos veiklos kryptis, dokumentų valdymą sudaro:
- Dokumentų archyvavimas
- Ilgalaikio saugojimo dokumentų tvarkymas
- Trumpalaikio saugojimo dokumentų tvarkymas
- Dokumentų tvarkymas
- Dokumentų vertės ekspertizė
- Savalaikis ir konfidencialus dokumentų naikinimas
- Konsultacijos ir mokymai dokumentų archyvavimo klausimais
Dokumentų tvarkymas. Darbo eiga:
1 etapas Atliekamas dokumentų auditas:
- Susipažįstama su klientu ir dokumentų kiekiu;
- Nustatoma darbų kaina;
2 etapas – Dokumentų Inventorizacija
- Archyvavimui atrinkti dokumentai yra suskirstomi pagal rūšis, temas arba kitus požymius
- Atrenkami nereikalingi (pasenę) dokumentai ir atliekamas dokumentų naikinimas
3 Etapas – Į tam tikrus apskaitos dokumentus yra surašomi dokumentai kurie pagal saugojimo terminą yra ilgesni nei 25 metai ar trumpesni:
- Dokumentų atrinkimas pagal saugojimo terminą
- Dokumentų saugojimo termino nustatymas
4 etapas – dokumentų vertės ekspertizė:
- Dokumentų archyvavimui skirtų dokumentų apžiūra ir atranka norint nustatyti ekonominę dokumento vertę;
5 etapas – Dokumentų saugojimas be nustatyto saugojimo laiko
- Dokumentų apžiūra
- Dokumentų tvarkymas (rikiavimas chronologine tvarka ir numeravimas)
Vidinio aprašo sudarymas;
6 etapas – Dokumentų tvarkymas ir atrinkimas kurių saugojimo terminas ilgesnis nei 10 metų:
- Ilgalaikio saugojimo dokumentų tvarkymas
- Ilgalaikio saugojimo dokumentų aprašo sudarymas chronologine tvarka
7 etapas – Dokumentų tvarkymas ir atrinkimas kurių saugojimo terminas trumpesnis nei 10 metų:
- Trumpalaikio saugojimo dokumentų tvarkymas
- Trumpalaikio saugojimo dokumentų aprašo sudarymas chronologine tvarka
8 etapas – Dokumentų su pasibaigusiu saugojimo terminu atranka ir šių dokumentų naikinimas
- Nebereikalingų dokumentų atranka;
- Dokumentų naikinimo akto sudarymas;
Dokumentų kuriems buvo skirtas dokumentų naikinimas išvežimas ir sunaikinimas, išsaugant konfidencialumą.
Mūsų kompanijos specialistai padės jums greitai ir kokybiškai:
- Atlikti dokumentų vertės ekspertizę
- Atlikti dokumentų tvarkymą
- Atlikti dokumentų archyvavimą
- Perduoti dokumentus į valstybinį archyvą
- Atlikti nereikalingų dokumentų naikinimą.
Šaltinis: http://egp.lt/?p=95
