Sąskaita-faktūra – kodėl verta generuoti el. būdu?

Turbūt ne kėkvienas iš skaitytojų žino, kas yra sąskaita-faktūra, todėl pradėsiu pristatydamas šį finansinį instrumentą ir paaiškindamas jo esmę. Taigi, sąskaita-faktūra – tai dokumentas kuris teikia ir patvirtina informaciją apie atskaitomybę tarp pirkėjo, kuris perka prekes ar paslaugas ir pardavėjo, kuris išrašo sąskaitą.
VMI nurodo, jog sąskaitoje privalo būti nurodyti šie duomenys: išrašymo data, dokumento serija ir numeris, pardavėjo ir pirkėjo juridiniai duomenys, parduotos prekės ar suteiktos paslaugos, jų kiekis, vertė ir pridėtinės vertės mokestis (PVM) (jei išrašoma PVM sąskaita-faktūra). Neprivaloma, tačiau daugeliu atvejų nurodoma ir data, iki kurios reikia sumokėti už suteiktas prekes ar paslaugas. Priešingai negu dažnai manoma, sąskaitų-faktūrų pasirašyti nebūtina. Tai suteikia galimybę jas siųsti elektroninių būdu, nereikalaujant el. parašo.
Yra keletas atvejų, kai prekių ar paslaugų pirkimas gali būti neįformintas sąskaita-faktūra. Jei juridinis asmuo yra neapmokestinamas PVM (pvz. biudžetinė įstaiga), tiekiant prekes PVM sąskaita gal būti neišrašoma. Turint prekybinių santykių su fiziniais asmenimis, išskirianmi keli atvejai. Pirma, kai išduodamas kasos aparato kvitas. Antra, kai draudimo paslaugoms įforminti naudojamas draudimo polisas, turintis LR aktų nurodytus privalomus rekvizitus. Trečia, teikiant PVM įstatymo 28 straipsnyje nurodytas paslaugas (pvz. paskolų teikimo, pinigų tvarkymo, indėlių) ar kitas nuolatines ir ilgalaikes paslaugas (pvz. gyvenamųjų patalpų nuomos, vandens, elektros ir kitas komunalines paslaugas). Taip pat prekes ir paslaugas parduodant per prekybos automatus, atitinkačius LR teisės aktų nustatytus reikalavimus. Beveik visais kitais atvejais, kai yra parduodama paslauga ar prekė, sąskaita-faktūra turi būti išrašoma, taigi nesunku suprasti, jog nemaža dalis įmonės resursų (t.y darbuotojų laiko) skiriama šiam darbui.
Dauguma įmonių išrašinėdavo ar visdar išrašinėja sąskaitas rankiniu būdu. Tai reikalauja daug laiko ir pastangų ir gali tapti tikru galvos skausmu įmonės finansininkui ar patiems pardavimų vadybininkams. Negana to, popierinė kopija gali pasimesti, kas dažnai sukelia nepatogumų. Dėl to, atsirado sprendimas perkelti sąskaitas-faktūras, jų išrašymą ir valdymą į elektroninę erdvę. Sukurta įrankių, kurie padeda jas generuoti, išsiųsti ir valdyti jūsų interneto naršyklėje. Viena pirmųjų tokių sistemų buvo sukurta dar 2006 metais ir vadinasi ASAP (www.asap.lt). Viskas prasidėjo nuo to, jog du kolegos nutarė sukurti tokį įrankį savo poreikiams. Tačiau pamatę akivaizdžią jo naudą, nutarė teiktį šią paslaugą ir kitoms įmonėms. Platforma buvo tobulinama ir vystoma siekiant surasti paprasčiausią, greičiausią ir intuityviausią būdą sąskaitų išrašymui. Tiesa, plaftorma yra skirta mažiems-vidutiniems verslams ir didelės kompanijos ar korporacijos dažnai renkasi kiek sudėtingesnius bei daug brangesnius įrankius.
Jeigu dar nesuradote pakankamai argumentų generuoti sąskaitas elektroniniu būdu, pateiksiu dar keletą: gavus skambutį iš kliento, kuris prašo pakartotinai išrašyti pasimetusią sąskaitą, užteks vos kelių mygtuko paspaudimų, kad išsiųstumėte ją vėl. Galų gale tokių skambučių neturėtų būti išvis, nes visos sąskaitos-faktūros saugiai gulės jūsų ir jūsų kliento el. pašto dėžutėse. Negana to, lyginant su rankiniu būtų, elektroninės sąskaitos padės sutaupyti nemažai laiko, kurį įmonės darbuotojai galės skirti jūsų strateginių tiklsų įgyvendinimui ar kitam darbui. Taipogi, sąskaitų išrašymo platformos paprastai turi lanksčius ataskaitų pateikimo įrankius, kurie pravers tvarkant įmonės finansus bei vedant apskaitą. Taupydami laiką ir resursus, taip pat padėsite ir gamtai – sumažinsite popieriaus suvartojimą savo įmonėje.
Taigi, rekomenduojame pereiti prie sąskaitų generavimo elektroniniu būdų. Patenkinti bus visi: tiek jūsų kompanijos darbuotojai, tiek jūsų klientai.