Š.m. kovo mėn. UAB „Sintagma“, atstovaujanti ūkio subjektų grupę (UAB „Sintagma“, UAB „Affecto Lietuva“, UAB „Atea“), pasirašė sutartį su Lietuvos archyvų departamentu dėl Elektroninio archyvo informacinės sistemos (toliau EAIS) sukūrimo. Jungtinė komanda, turinti ilgametės patirties vykdant didelius ir kompleksinius projektus bei aukštą kvalifikaciją sprendžiant uždavinius, susijusius su dokumentų valdymu, dokumentų archyvavimo procesais bei elektroninio parašo technologijomis, kuria unikalią ne tik Lietuvoje, bet ir Europoje informacinę sistemą, skirtą oficialiems elektroniniu parašu pasirašytiems elektroniniams dokumentams perduoti į valstybės archyvus, užtikrinant elektroninių dokumentų vientisumą, autentiškumą, konfidencialumą, patikimą saugojimą bei galimybę naudoti juos ilgą ar neribotą laiką. Didžioji dalis ES šalių narių šiuo metu dar neturi aiškios strategijos elektroninių dokumentų ir jų naudojimo keičiantis informacija tarp gyventojų, verslo subjektų ir valstybės valdžios atstovų atžvilgiu. Lietuva išsiskiria iš kitų šalių, apibrėžusi reikalavimus, keliamus elektroniniu parašu pasirašytiems dokumentams, kuriuose nustatomos trys būtinosios elektroninio dokumento dalys (turinys, pasirašomieji ir nepasirašomieji metaduomenys bei elektroniniai parašai, saugomi ZIP formato pakuotėje), ir patvirtinusi Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0. Europos Komisijos darbo grupės, sprendžiančios elektroninių parašų ir patikimų sertifikavimo paslaugų teikėjų standartizavimo klausimus, rekomenduoja ES šalims eiti tuo keliu, kuriuo Lietuva jau žengia – plečiantis elektroninei erdvei naudoti oficialius elektroninius dokumentus, pasirašytus kvalifikuotais elektroniniais parašais, kurie užtikrina elektroninio dokumento patikimumą ir saugumą, todėl šie dokumentai gali būti perduoti atviraisiais kanalais, pavyzdžiui, elektroniniu paštu. Įgyvendinamo projekto tikslai – sukurti integralią atvirą informacinę sistemą, skirtą priimti ir saugoti Nacionalinio dokumentų fondo elektroninius dokumentus, užtikrinti teisėtą prieigą prie saugomų dokumentų informacinių technologijų ir ryšių priemonėmis, efektyviai administruoti Nacionalinį dokumentų fondą ir teikti elektronines paslaugas. Galimybę naudoti elektroninius dokumentus ilgą ar neribotą laiką numatoma užtikrinti transformuojant jų turinį į ilgalaikiam saugojimui skirtus turinio formatus, kurie ateityje bus reguliariai peržiūrimi ir atnaujinami. Elektroninių dokumentų fiziniu išsaugojimu rūpinsis valstybės archyvuose numatyti įsteigti du geografiškai nutolę elektroninio archyvo duomenų centrai (vienas Vilniuje, kitas Šiauliuose). Numatomas aktyvaus duomenų centro duomenų atsarginis kopijavimas į rezervinį duomenų centrą, saugojimo laikmenas ir galimybė perjungti sistemos veiklą sutrikus kurio nors duomenų centro darbui. Projekto metu taip pat bus sukurtos priemonės, užtikrinančios fiziniams ir juridiniams asmenims laisvą ir nemokamą prieigą prie sistemoje saugomų dokumentų (išskyrus dokumentų, kurių prieigą riboja įstatymai) ir informacijos apie juos. Bus sukurtos laisvai platinamos elektroninių dokumentų formavimo ir tikrinimo priemonės, atitinkančios Lietuvoje galiojančios oficialių elektroninių dokumentų specifikacijos ADOC-V1.0 reikalavimus. Priemonės bus prieinamos visiems sistemos naudotojams ir skirtos naudoti pagal funkcinę paskirtį be jokių apribojimų. Elektroninių dokumentų saugojimo infrastruktūros sukūrimas ir patikimų visiems prieinamų priemonių elektroniniams dokumentams sudaryti, pasirašyti elektroniniu parašu, peržiūrėti ir tikrinti sukūrimas turėtų paskatinti oficialių elektroninių dokumentų naudojimą. „Tikimasi, kad oficialių elektroninių dokumentų visuotinis taikymas ne tik leis sutaupyti ekonominių kaštų (apie 39 mln. litų per metus, lyginant su popierinių dokumentų skenuotų kopijų naudojimu ir vertinant vien tik popierinių dokumentų skenavimo darbo sąnaudų kaštus), bet ir teiks daugybę kitų privalumų: visiškas dokumento turinio patikimumas, galimybė panaudoti oficialaus elektroninio dokumento fragmentus kitiems dokumentams rengti, atlikti paiešką dokumento tekste, originalių elektroninių dokumentų vaizdo kokybė yra geresnė negu popierinio dokumento skenuotų kopijų“, – komentuoja „Sintagmos“ generalinis direktorius Albertas Šermokas.
