Neretai išėję iš susirinkimo girdime sakant: „Tai buvo vien laiko gaišimas”. Taigi, jei pajutote pavojų, jog jūsų rengiami susirinkimai nepastebimai gali virsti beprasmiškais pasiplepėjimais, pats laikas pradėti apie tai galvoti.
Iki susirinkimo
Pagalvokite, kaip galite apsieiti apskritai be susirinkimo. Galbūt sprendimą gali priimti atsakingi už šią darbų dalį žmonės, tuomet nebus būtina rengti bendrą pasitarimą. Vietoje to, kad susirinktumėte visi vienoje patalpoje, galbūt galima surinkti (perduoti) informaciją telefonu ar elektroniniu paštu. Be to, pasitarimą galima atidėti arba svarstytinus klausimus įtraukti į kito susirinkimo dienotvarkę. Jei nuspręsite, kad susirinkimas vis dėlto yra būtinas, galite pasiųsti į pasitarimą savo atstovą – taip praturtėtų pavaldinio patirtis ir būtų sutaupytas Jūsų asmeninis laikas.
Kiek įmanoma, sumažinkite kviečiamų dalyvių skaičių – palikite tik tuos, kurie tikrai būtini. Laiką pasitarimui parinkite taip, kad ateiti galėtų visi jums būtini žmonės, ir kad jau turėtumėte paruoštą visą reikiamą informaciją. Parinkite tinkamą vietą. Svarbu viskas – ir tai, kad visiems būtų patogu atvykti, ir būtina įranga, ir patalpos dydis…
Prieš sušaukdami pasitarimą, aiškiai (visų pirma patys sau) suformuluokite jo tikslus. Iš anksto visiems dalyviams išdalinkite (išsiųskite) dienotvarkę. Tai padės jiems geriau pasiruošti ar bent jau nusiteikti tam tikrų klausimų sprendimui.
Apskaičiuokite vienos posėdžio minutės kainą: sudėkite visų dalyvių atlyginimą, kurį jie gauna už minutę ir pridėkite dar 35 proc. papildomoms išlaidoms. Nustatykite prarasto laiko (jei vėluotumėte pradėti susirinkimą) kainą. Apskaičiuokite, kiek kainuos laikas, skirtas kiekvienam dienotvarkės klausimui atskirai. Griežtai apribokite laiką, būtiną reikalų aptarimui. Nustatykite, kiek laiko būtina skirti kiekvienam klausimui priklausomai nuo jo svarbos.
Susirinkimo metu
Pradėkite laiku. Įspėkite visus apie tai iš anksto ir niekada neatšaukite savo sprendimo.
Paveskite kam nors sekti laiką ir žymėti tai, kas būtina. Reguliariai skelbkite, kiek laiko liko arba kiek jo išeikvota per daug.
Jei tai įmanoma, pasitarimo metu nesiūlykite dalyvaujantiems atsisėsti. Tai pagreitins aptarimą.
Pradėkite iš karto pagal dienotvarkę ir griežtai jos laikykitės. Galite naudotis tokiomis frazėmis: „Mes susirinkome tam, kad…”, „Mūsų pasitarimo tikslas yra…”, „Sekantis klausimas, kurį turime išspręsti…” ir pan.
Kontroliuokite bet kokį bandymą nutraukti ar pakeisti svarstymo eigą. Leiskite tai daryti tik tuo atveju, jei iš naujo iškeltas klausimas tikrai turi būti aptartas nedelsiant.
Nuolat prisiminkite, kad susirinkimo metu Jūs turite pasiekti tikslą, kurį pats sau suformulavote: išanalizuoti problemą, sugalvoti naujų idėjų, priimti sprendimą, informuoti, koordinuoti veiksmus ar kt.. Pasitarimo eigoje kartas nuo karto įvertinkite, ar pavyko pasiekti tikslą, kurį sau buvote iškėlęs.
Suformuluokite išvadas bei pavedimus. Paskelbkite juos ir įsitikinte, jog visi priėjo prie bendro susitarimo.
Tiksliai pagal grafiką skelbkite pertraukas ir laiku užbaikite susirinkimą, kad dalyvaujantieji iš anksto žinotų, jog jie gali tvarkyti savo laiką. Svarbesni klausimai turėtų būti numatyti dienotvarkės pradžioje, kad, blogiausiu atveju, tik mažiau svarbūs liktų neišspręsti.
Pasibaigus susirinkimui paprašykite visų dalyvių užpildyti anonimines anketas, kuriose būtų pateikti tokie klausimai:
- – Ar aiškiai buvo suformuluotas pasitarimo tikslas?
- – Ar gavote dienotvarkę iš anksto?
- – Ar gavote iš anksto visą pasiruošimui reikalingą medžiagą?
- – Ar posėdis baigėsi laiku?
- – Jei posėdis baigėsi ne laiku, tai kodėl?
- – Ar pasitarimo metu buvo laikomasi dienotvarkės?
- – Ar buvo pasiektas užsibrėžtas tikslas?
- – Ar buvo užfiksuoti įsipareigojimai ir jų vykdymo terminai?
- – Kiek pasitarimui skirto laiko buvo išnaudota neefektyviai (nurodyti procentais) ir kodėl ?
Išvados, gautos išanalizavus anketos rezultatus, padės jums objektyviau įvertinti susirinkimą.
Po susirinkimo
Dalyviai turi būti tikri, kad jie gaus gerai parašytas trumpas ataskaitas – tokios raštiškos ataskaitos primena bei padeda iki galo įgyvendinti priimtus sprendimus. O tų, kuriems jos nereikalingos, iš viso neverta kviesti į sekantį susirinkimą.
Įsitikinkite, jog ataskaitos išdalintos visiems, kam reikia. Pasirūpinkite, kad priimti sprendimai būtų įgyvendinti. Jeigu reikia, nuolat kontroliuokite. Tai, kas nepadaryta, įtraukite į kito susirinkimo dienotvarkės punktą „nebaigti reikalai”.
Išanalizuokite atsakingų asmenų darbą. Pasveikinkite ir paskatinkite tuos, kurie sėkmingai susitvarko su jiems iškeltais tikslais.
Šaltinis: www.lokada.lt
