Viešieji pirkimai nėra lengvas procesas. Viskas prasideda nuo reagavimo, o veiksmingas reagavimas į konkursus užima laiko, pinigų ir kitokių resursų. Žemiau aprašyti 5 patarimai, kaip galima veiksmingai reaguoti į pirkimus. Svarbiausia yra suprasti procesus, kaip viskas vyksta, kadangi dalis viešųjų pirkimų yra laimima dar prieš susipažįstant su dokumentais. Taip pat, kuo labiau suprasite savo klientus, tuo daugiau pergalių sulauksite.
- Raskite tik aktualius konkursus: įvairiuose tinklalapiuose filtruokite tik Jums aktualius konkursus. Dalinamės keletą nuorodų, kur yra skelbiami viešieji pirkimai:
- https://pirkimai365.lt/paieska/viesieji-pirkimai (viešieji konkursai, privatūs konkursai)
- https://cvpp.eviesiejipirkimai.lt/notice (viešieji konkursai)
- Perskaitykite visą konkurso pasiūlymą. Prieš sureaguodami į pirkimą, perskaitykite jo pasiūlymą nuo pradžios iki pabaigos, įsitikinant, kad viską apie jį žinote. Neskubėkite reaguoti į konkursą, nors jis gali atrodyti ir labai patraukliai. Nuodugniam skaitymui ir reikalavimų supratimui skirtas laikas, vėliau sutaupys daug nereikalingų išlaidų ir emocijų. Jei trūksta paaiškinimų ir turite klausimų, įsitikinkite, kad tai padarėte dar prieš nuspręsdami sureaguoti į konkursą.
- Dalyvauk arba nedalyvauk, viskas priklauso nuo tavęs. Svarbiausia atsiminti, kad jums nebūtina sureaguoti į pirkimo konkursą vien dėl to, kad jūs buvote į jį pakviesti. Baigę skaityti pasiūlymą, savęs paklauskite, ar nurodyti reikalavimai atitinka jūsų stipriąsias puses ir ar turite šansų laimėti. Jei dvejojate, įvertinkite laiką, kurį reikės investuoti ir finansines išlaidas. Galbūt, labiau naudinga būtų, tai investuoti į kitus konkursus. Jei pasiūlymą matote pirmą kartą, skirkite jam daugiau laiko, atidžiau jį įvertinkite.
- Planuokite laimėti, o ne tik dalyvauti. Atsakymas į pirkimo pasiūlymą yra toks pats, kaip pateiktas pardavimo pasiūlymas, išskyrus tai, kad informacijos teikimo struktūrą nustato jau pats klientas. Informaciją teikite tokiu formatu, kokiu yra prašoma. Jei nesate tikri, turėtumėte pasiklausti. Viešieji pirkimai yra daug laiko reikalaujantys procesai. Tačiau, net ir turint kruopščiai suplanuotus procesus, tai gali nieko nereikšti, jei neturėsite individualios strategijos. Jei ignoruosite šį principą, rizikuosite patirti nesėkmę. Strategijos rengimas apima konkurentų įvertinimą, taip pasirenkant unikalios vertės pasiūlymą. Reikia atsižvelgti ir į tai, kaip yra suprasta jūsų veikla bei poreikiai. Visa tai atsiremia į tvirtus tarpusavio santykius. Neprotinga galvoti, kad visi pirkimai yra visiems vienodai tinkami. Dažniausiai pasitaikančios klaidos, kurios apsunkina konkurso procesą yra šios:
- Nėra aiškaus projekto valdymo plano;
- Dėmesys savybėms, o ne naudai;
- Nepakankamas klientų poreikių ir problemų apibrėžimas;
- Turinys neatitinka nurodytų privalomų turinio reikalavimų;
- Trūksta personalizacijos kliento atžvilgiu;
- Aiškumui trūksta vizualizacinių ir grafinių elementų.
- Mažiausia kaina ne visada laimi. Prieš dalyvaujant pirkimo konkurse, vertėtų nusistatyti finansinius darbo kaštus, kuriuos norima paskirti konkursų paieškai ir dalyvavimui juose. Reikia apsispręsti, ar norima didesnės kokybės pasiūlymų, ar naudingiau, kad pasiūlymai būtų pateikti greičiau. Visa tai atsiremia į mažesnę arba didesnę kainą. Įvertinę viešųjų pirkimų svarbą, bus lengviau nusistatyti norimą išleisti pinigų sumą.
- Nepavėluokite. Kiekvienam pasiūlymui yra nustatomas pateikimo terminas. Jei negalite sudalyvauti nustatytu terminu, praneškite apie tai, kuo greičiau, kadangi pratęsimas ar nukėlimas galimas tik pačioje konkurso paskelbimo pradžioje ir kuo ankščiau. Jei pratęsti ar nukelti nepavyksta, iš karto neskubėkite dalyvauti kitame konkurse. Priešingu atveju, jūs skubėsite ir neįvertinę konkurso – pralaimėsite.
Sekite nurodymus bei atsakingai žiūrėkite į dalyvavimo pirkimuose procesus ir jums tikrai pasiseks. Nesitikėkite realaus rezultato čia ir dabar. Dalyvavimas viešuosiuose pirkimuose reikalauja laiko, pastangų ir išteklių. Sėkmingas jų panaudojimas yra kelias į sėkmingą konkursą!
