Štai ir ištiko ta didžioji bėda – viršininkas pasikvietė pas save ir pavedė suorganizuoti įmonės renginį. Aišku, jis tai pristatė, kaip didžiulį iššūkį, o jūs pritarėte, kad jokie iššūkiai jums nebaisūs… Dabar dreba kojos ir širdis daužosi smarkiau, o galvoje viena mintis – „ką dabar daryti?“. Nusiraminkite, paprasčiausiai palaukite kitos dienos. Kai šokas praeis ir grįš jūsų analitinio mąstymo dovana, pradėkite nuo šio straipsnio skaitymo. Jo NEGALIMA SKAITYTI tą pačią dieną po tokios svarbios užduoties gavimo, nes gali būti padaryta nepataisoma žala.
Ką gi, pradėkime organizuoti. Taip, iš karto, nieko nelaukiant, nors renginys tik po 3 mėnesių.
- Laikas organizaciniam darbui. Pirmiausiai suplanuokite laiką organizaciniam darbui. Neleiskite, kad kasdieninius darbus užgožtų jūsų įmonės renginio organizavimo rūpesčiai, kurių tikrai bus nemažai. Taip pat nepalikite to viršvalandžiams, už kuriuos, greičiausiai ne tik kad nesumokės, bet ir nepadėkos… Jei laiko turite apsčiai, renginio organizavimui skirkite tam tikrą savaitės dieną ir konkrečią valandą. Pavyzdžiui, trečiadienį nuo 9:00 iki 11:00 jūs rūpinatės tik renginio organizavimu su minimaliais nukrypimais. Jei planai keičiasi, perkelkite į ketvirtadienį. Nepalikite to vakarui, nes reikės bendrauti su kitomis įmonėmis, tad geriausiai tai daryti ryte, o ne vakare, kai niekas nedirba.
- Susidarykite komandą. Viršininkas patikėjo jums atsakomybę, bet kai kuriuos darbus galite patikėti ir kitiems komandos nariams. Ypač tada, kai renginio vieta ir data tampa vieša paslaptimi. Komandą sudaryti galite iš žmonių, kurie turi tam tikrų ryšių. Pavyzdžiui, kažkas dirba transporto srityje ir turi nemažai kontaktų, kur galima išsinuomoti autobusą. Patikėkite tokiam žmogui pasirūpinti transportu, surasti, kas gali nuvežti ir parvežti 40 žmonių. Tada jums liks tik suskirstyti, kas važiuoja autobusu, o kas savo transportu ir kas ką gali paimti. Kitiems komandos nariams taip pat galite patikėti nupirkti maistą ir gėrimus – juk netampysite dėžių vieni patys ar su savo šeimos nariais, kurių, galbūt į vakarėlį net nekviesite…
- Nusamdykite renginių organizatorius ir vedėją. Jūs esate atsakingi už viską, tačiau turite dalyvauti renginyje, o ne jį vesti. Dėl to reikalingi profesionalai iš šalies. Bus ir pigiau, ir rimčiau, ir įdomiau. Renginių organizatoriai paprastai yra atsakingi už renginio programą ir jos įgyvendinimą. Aišku, jiems galima patikėti viską, bet jei reikalaujama didelės kontrolės, geriau renginių organizatoriams palikti renginio programą ir vedimą. Renginio programa – tai pasveikinimas, renginio metu vykstantys žaidimai, atrakcionai, komandų formavimas, įvairios lenktynės ir t.t. Visa tai neleis įmonės renginio dalyviams greitai prisikišti pilvų ir ištuštinti kelias alkoholinių gėrimų dėžes.
- Pasirūpinkite oficialiaja dalimi. Oficialioji dalis, tai nuobodi, bet reikalinga rutina kiekviename įmonės renginyje. Tai oficialios kalbos, sveikinimai, pagyrimo raštų, diplomų ar dovanų įteikimai pasižymėjusiems darbuotojams. Visa tai reikia pasiruošti iš anksto, kad vadovybė išmoktų savo kalbas ir žinotų, ką sakyti. Gal reikia padaryti ir prezentaciją apžvelgiančią įmonės veiklą ir rezultatus, naujus tikslus ar panašiai. Tada dar papildomai reikės pasirūpinti ir projektoriumi, aišku, mikrofonu ir garso technika, jei patalpos didelės. Oficialiosios dalies laiką ir programą susiderinkite su renginių organizatoriais ir vedėju iš karto, kad nekiltų nesusipratimų ir trinties tarp jų programos ir jūsiškės.
- Maistas. Gėrimai. Nakvynė. Tai trys svarbūs momentai, kuriais turėsite pasirūpinti iš anksto. Kodėl ne paskutiniu momentu? Todėl, kad ne visi valgo kiaulienos kepsnį, taip pat ne visiems žuvies file atrodo tinkamas maistas per įmonės renginį. Tas pats ir su gėrimais. Vieni pageidauja degtinės, kiti – alaus, treti – vyno. Jei bus per daug vyno ir per mažai degtinės – kai kas gali greitai pasigerti maišydamas gėrimus ir vakarėlis taps paprasčiausiu girtuoklių renginiu… Jei vakaras yra su nakvyne, iš karto sugrupuokite, kas kur miegos. Taip, kaip per vestuves – surašykite lapelius ant lovų, kad atvykę svečiai iš karto galėtų pasidėti daiktus. Jei norės apsikeisti – padarys tai patys, bet pirmiausiai turite nurodyti jiems kur kas miega.
Renginys susideda iš kelių stambių dalių, į kurias turite atsižvelgti:
- Laikas ir vieta;
- Transportas;
- Maistas, gėrimai;
- Nakvynė;
- Programa (oficialioji ir neformalioji);
- Kitos dienos veikla (jei reikia).
Numatysite daugybę smulkmenų, jei turėsite omenyje visas šias dalis. Aišku, bus visokių nenumatytų atvejų, bet su jais susidoroti bus paprasta, kai žinosite ir matysite visą renginio vaizdą. Glaudžiai bendradarbiaukite su renginių organizatoriais ir vedėju – jie tokių renginių yra matę šimtus kartų daugiau, nei jūs, tad gali patarti ir padėti.
